株式会社Nomoto Consulting

請求業務を約8割削減！kintone伴走支援で実現した自社で改善し続けられる業務体質に

課題

• システムのブラックボックス化： Accessベースの旧システムが複雑化し、自社で軽微な修正すらできない「外部依存」の状態に陥っていた。
• 膨大なアナログ業務： 毎月約150件の請求書を手作業で印刷・封入・郵送しており、多大な工数が発生。
• 情報の属人化と管理ミス： Excelやスプレッドシートが点在し、採番ミスや備品発注の漏れなど、アナログ管理特有の非効率が常態化していた。

施策

• 伴走型支援によるkintone導入： Hokkaido Design Codeが設計を代行するのではなく、自社の担当者が自らアプリを作成・修正できるよう手法をレクチャーする「教育型支援」を実施。
• 高度な連携プラグインの活用： kMailer（メール送信）とkrewData（集計）を組み合わせ、複雑な請求ロジックの自動化を構築。
• プラグインによる採番の完全自動化： ジョイゾー社の自動採番プラグインを導入し、ヒューマンエラーが発生する余地を排除。

効果

• 請求書送付業務を8割削減： これまで3時間を要していた郵送・送信作業が、わずか30分足らずで完了。
• 自走する組織への変革： Hokkaido Design Codeによる活用レクチャーにより、現場社員が自ら業務改善アプリを構築できるまでにIT活用能力が向上。
• 心理的ストレスの解消： 自動採番とkintoneによるデータ一元管理により、二重チェックや漏れへの不安が解消され、本業に集中できる環境を構築。

埼玉県所沢市に拠点を置き、労務・財務支援や経営コンサルティングを通じて地域の企業成長を支える株式会社Nomoto Consulting。
同社は、外部委託した旧システムの「ブラックボックス化」と、月間150件に及ぶアナログな請求業務という二重の課題に直面していました。

本記事では、株式会社Hokkaido Design Codeのkintone伴走型導入支援によって、単なるツール導入に留まらない自ら仕組みを創る組織へと変化した事例をご紹介します。

自社では触れないシステムとアナログの限界。成長を阻む「見えない壁」

「自分たちですぐに変更できない。それが最大のストレスでした」

そう当時を振り返るのは、Nomoto Consultingの鍋倉氏です。同社では請求管理と業務管理において、これまでは外部委託で構築したAccessベースの管理システムを利用していました。ただ、社内にAccessを扱える人がいないこともあり、変更したり追加したりする場合は、委託先の外部企業に依頼することが必要不可欠だったといいます。

「『ここを少しだけ変えたい』とか『追加したい』という要望は、意外と頻繁に出てきます。ただ、逐一対応してもらうと煩雑になるため、要望がある程度集まってから依頼するというのが当時の流れでした。

ただそうなると、変更までにかなりのタイムラグが発生してしまいます。今ここで変更できないというのが、私たちにとっては非常に不便だったんです」（鍋倉氏）

ビジネスの成長に合わせて業務フローが変わっても、システムを柔軟に変更することができず、いつしか業務がシステムに縛られる逆転現象が起きていたといいます。
特に深刻だったのが請求業務です。毎月150件以上の請求書を紙で出力し、手作業で封入して切手を貼るというアナログな工程に、毎月数時間のリソースが割かれていました。また、顧客管理や備品発注はExcelやスプレッドシートに点在し、手入力による二重採番や発注漏れといったミスが頻発。
チェック作業が重なり、現場には常に精神的な負荷がかかっていました。

「AccessからPDFやExcelで出力した請求書を送付する作業に、1時間から2時間、長いと3時間かかることもありました。さらに二重採番があると、後で修正するのがとても大変で、このままではいけないと思っていたんです」（鍋倉氏）

そう危機感を募らせていたときに出会ったのが、Hokkaido Design Codeでした。

「開発」ではなく「育成」。HDCが提示した伴走型支援の価値に

Nomoto ConsultingがHokkaido Design Codeを選んだ決め手は、単に「システムを作ってくれるから」ではありませんでした。顧客が自らkintoneを使いこなし、自分たちでシステムを育てていく「伴走型支援」だったからです。

レクチャーの際は、弊社代表の木村琴絵がkintoneの基本機能からプラグインの設定方法までを丁寧に指導。それ以外でわからないことが発生した場合は、Chatworkを通じた密なコミュニケーションにより、「困った」をその場で解決する体制を整えました。

「琴絵さんは私たちがやりたいことを汲み取った上で、あえてやり方を教えてくれました。だからこそ、自分たちでアプリを微調整したり、新しい業務アプリを作ったりする、私たちが最も必要としていたスキルが身についたんです」（鍋倉氏）

▲システム連携図

請求書送付作業が3時間から30分に！kintoneプラグインの設定変更も可能

具体的な施策として、krewDataを活用して複雑な請求計算の自動化を実現しました。さらに、kintone上の情報を本文等に自動引用して簡単にメール送信が可能なkMailerを導入。請求書の送付を郵送からメール送信に切り替えることで、数時間かかっていた作業を30分弱まで短縮することに成功しました。

▲kintoneで構築された請求管理アプリ。カラーリングされているボタンを押すだけで請求書の作成ができるように設定されている。

▲作成された請求書。必要な情報がkintoneから自動引用され、ボタンを押すだけで作成できるようになっている。

▲請求アプリ上で立ち上げたkMailerによるメール作成画面。テンプレートに応じて必要な情報が自動的にkintoneから引用される。

さらに、ジョイゾー社の自動採番プラグインを導入することで、長年の悩みだった採番ミスを物理的に起こりえない仕組みへと作り替えることに成功しました。

▲ジョイゾー社の自動採番プラグイン設定画面。採番ミスを自動化で完全に防ぐ仕組みを構築

▲krewDataで構築された請求計算の自動化フロー。複雑な請求ロジックをノーコードで設計し、手作業によるミスを排除。

「請求書の送付は、取引先によって送付の頻度が異なります。そのため琴絵さんと一緒に構築したのですが、作成はもちろん、途中の工程まで全て見てくださっていたので安心感がありました。各種プラグインの設定も、サポートしてくださったおかげで今では設定まで自分たちで変更できるようになったんです」（鍋倉氏）

物品発注管理もkintoneで！ステータス可視化で発注タイミングが明確に

また請求管理以外にも、社内の備品・消耗品の物品管理システムをkintoneで構築。
その結果、以前発生していた、メモや口頭による発注漏れがなくなったといいます。

また通知機能の活用や、「申請・承認・完了」のステータスを可視化。誰でも一目で状況がわかる基盤を構築しました。

▲kintoneによる物品購入リストアプリ。購入してほしい備品を入力し、急ぎのものは区分設定で通知可能に。

▲物品購入アプリのレコード。いくつかの物品を一度に依頼できるようになっている他、完了したものは完了済みステータスに移行するなど、二重発注を防ぐ仕組みも。

数字以上の成果は「現場の自信」

kintone導入によって大きな業務効率効果を感じているというNomoto Consulting。しかし、数字以上に価値を感じているのが、定性的な変化です。

「以前は『ミスをしないように』と神経を尖らせていましたが、今はシステムが担保してくれますし、修正も自分たちで行なえます。この安心感は大きいです。何より、現場の社員が『こんなアプリがあればもっと便利になるかも』と自発的に考え、自分たちでkintoneを触り始めたことが最大の収穫でした」（鍋倉氏）

現在Nomoto Consultingでは顧客管理や請求管理にとどまらず、社内のあらゆる業務をkintoneへ集約するプロセスが進んでいます。スプレッドシートで管理されている残りの業務も順次移行する予定だといいます。

「Hokkaido Design Codeという頼れるパートナーがいるからこそ、私たちは新しい挑戦に集中できます。これからも、地域の企業の模範となるようなDXを推進していきたいです」（鍋倉氏）

地方企業がDXを成功させる鍵は、優れたツールを選ぶこと以上に、共に歩み、自らを成長させてくれる「真のパートナー」を選ぶことにあるのかもしれません。

Hokkaido Design Codeではkintone伴走支援のほか、kintoneパートナーを目指す企業の支援も行っています。遠隔での相談も可能です。まずはお気軽にご相談下さい。